Styczeń 2025 to doskonała okazja, by przeprowadzić porządki w dziale kadrowo-płacowym. Nowy rok to czas, by przeanalizować i zweryfikować kwestie formalne, które zapewnią zgodność z przepisami i prawidłowe funkcjonowanie firmy w zakresie wynagrodzeń, urlopów, składek oraz innych obowiązków pracodawcy. Oto lista kluczowych działań, które warto wykonać w styczniu 2025 roku:
1. Aktualizacja urlopów pracowników
Na początku 2025 roku szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy pracownicy skorzystali ze wszystkich przysługujących im dni urlopowych, w tym urlopów zaległych z roku poprzedniego. Pracownik ma obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do końca września 2025 roku. Jeśli urlop nie zostanie wykorzystany, może ulec przedawnieniu po 3 latach. Warto również obliczyć urlop z bieżącego roku, w czym może pomóc kalkulator urlopów: kadrowewsparcie.com/kalkulator-urlopow.
2. Weryfikacja wynagrodzeń pod kątem minimalnej pensji
Minimalne wynagrodzenie brutto na 2025 rok wynosi 4666 zł, a stawka godzinowa dla umowy zlecenia to 30,50 zł. Pracodawcy powinni przeanalizować wynagrodzenia swoich pracowników, aby upewnić się, że nie są one niższe od stawki minimalnej. W szczególności należy sprawdzić:
- Umowy o pracę – pensja nie powinna być niższa niż 4666 zł brutto miesięcznie.
- Umowy zlecenia – stawka godzinowa powinna wynosić co najmniej 30,50 zł za godzinę.
3. Ustalenie dni wolnych związanych ze świętami
W 2025 roku dwa święta przypadają na sobotę, co wymaga ustalenia dni wolnych dla pracowników:
- 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja
- 1 listopada – Wszystkich Świętych
Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, święto wypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy w danym miesiącu o 8 godzin. Brak udzielenia dnia wolnego w zamian skutkuje uznaniem pracy za ponadwymiarową, co wiąże się z obowiązkiem jej zrekompensowania. Kalkulator wymiaru czasu pracy pomoże w prawidłowym obliczeniu czasu pracy: kadrowewsparcie.com/kalkulator-czasu-pracy-na-2025-rok.
4. Weryfikacja statusu płatnika zasiłków
Na początku roku warto sprawdzić, czy firma będzie pełniła rolę płatnika zasiłków. Obowiązek ten zależy od liczby pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku:
- Jeśli firma zgłosiła ponad 20 pracowników, to ma obowiązek wypłacania zasiłków.
- Jeśli zgłoszonych jest mniej niż 20 osób, płatnikiem zasiłków zostaje ZUS.
5. Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych muszą utworzyć pracodawcy:
- Zatrudniający co najmniej 50 pracowników.
- Zatrudniający od 20 do 49 pracowników, jeśli z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Liczbę zatrudnionych ustala się na 1 stycznia 2025 roku, przeliczając pracowników na pełne etaty.
6. Sprawdzenie parametrów płacowych
Na początku 2025 roku warto zaktualizować następujące parametry płacowe:
- Ekwiwalent za urlop – na styczeń 2025 wynosi 20,83 zł.
- Minimalna płaca – 4666 zł brutto.
- Stawka godzinowa dla umowy zlecenie – 30,50 zł.
- Podstawa wymiaru składki emerytalno-rentowej – 260 220 zł (8673 zł x 30).
Dodatkowo należy zaktualizować formularze PIT i ZUS, aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami.
7. Obowiązki roczne
Na koniec roku kadrowo-płacowy powinien zrealizować obowiązki roczne:
- Sprawozdanie do GUS – w przypadku otrzymania takiej informacji, należy złożyć sprawozdanie w wyznaczonym terminie.
- Złożenie PIT-11 – płatnicy podatku dochodowego muszą przesłać PIT-11 do urzędów skarbowych do 31 stycznia.
- ZUS IWA – formularz ZUS IWA należy złożyć, jeśli firma zatrudnia powyżej 20 pracowników.
Wykonanie tych działań na początku 2025 roku zapewni zgodność z przepisami i pozwoli uniknąć błędów kadrowo-płacowych.
